Comment prioriser efficacement ?

Il y a plusieurs techniques pour prioriser. La priorisation s'appuie sur des critères, des hypothèses sur lesquelles les décisions de tri vont se faire.

• Coût: estimer et traiter en premier ce qui coûte le moins. Le risque est de laisser de côté les choses plus coûteuses et importantes

• Urgence ou risque: raisonner en terme de risque ou problème et fixer la priorité suivant la criticité (probabilité x gravité), dans une matrice 4x4:

• Probabilité: 1-très improbable, 2-improbable, 3-probable, 4-très probable
• Gravité: 1-faible, 2-moyenne, 3-grave, 4-très grave
• Il s'agit de multiplier la probabilité par la gravité pour connaître la criticité. Les priorités seront ensuite guidée par les criticités les plus élevées

• Importance ou valeur ajoutée: trier par dichotomie de proche en proche. Au départ un seul paquet avec tous les items à prioriser. L'idée est de construire 2 paquets équivalents: à gauche ce qui est le plus important, à droite le moins important. Ensuite on réitère sur chacun des paquets jusqu'à avoir une seule ligne priorisée du plus important au moins important

• Matrice urgence x importante (matrice de Covey)

• Matrice 9 cases: matrice 3x3 qui présente sur l'axe verticale l'attrait ou l'enjeu et sur l'axe horizontal la compétence ou complexité (ou difficulté) de mise en œuvre

• Enjeu client: 3-fort, 2-moyen, 1-faible
• Compétence: 1-maitrise (forte), 2-moyen, 3-aucune (faible)
• Les sujets à enjeux forts et faciles à mettre en œuvre sont prioritaires.

• Tri absolu 1,2,3: pour chaque item à prioriser on note par 1-indispensable, 2-utile, 3-confort ou 1-bloquant, 2-majeur, 3-mineur

• Tri relatif (technique du sac à dos et technique du canot de sauvetage): il est possible de faire un tri de proche en proche suivant différentes techniques:

• Technique du sac à dos: on limite le nombre en entrée (contrainte), on part d'un sac à dos vide et on y ajoute les items un par un en se demandant parmi la liste restante "s'il n'y en avait plus qu'un à sélectionner lequel est-ce ?", c'est l'item qu'on ajoute dans le sac à dos. Puis on itère jusqu'à remplir le sac à dos
• Technique du canot de sauvetage: on prend tout par défaut (tous les items sont dans le canot) et en sens inverse de la technique du sac à dos, on se pose la question de "celui dont il faut se séparer", puis on itère jusqu'à la contrainte. Le conseil est d'utiliser la technique qui arrivera le plus rapidement (en terme d'itérations) pour atteindre la cible

• Autres hypothèses: chacun aura sa propre sensibilité par prioriser et des hypothèses de tris peuvent parfois émerger spontanément. C'est la créativité. Dans ce cas, une toute autre technique que celles présentées est également tout à fait louable.

 Voici une application directe de la priorisation à la remontée des problèmes: lire l'article